像玉的石头（石头哥），知名职场大V，微信公众号“办公室的秘密”创办人，党史系博士在读，京城某高校办公室工作多年，目前主要工作是写材料，江湖人称“石头哥”。出版系列畅销书《秘书工作手记：办公室老江湖的职场心法》《秘书工作手记2：怎样写出好公文》。两本图书累计印刷近50次，销量突破30万册，成为职场爆款书，数十万读者为之赞叹，被誉为“秘书及办公室工作秘籍”。先后在《秘书工作》《应用写作》《秘书之友》等杂志发表数十篇业务体会、工作技巧类的文章。微信公众号“办公室的秘密”主要推送风格独特、实在管用的职场内容，获得了50多万粉丝的支持。

只谈干货，不灌鸡汤

形为手记，实则心法

在这里，读懂职场，读懂领导，读懂自己

漫画插图，成长实例，带你领略办事的艺术

畅销30多万册的职场教科书作者，再推职场进阶秘籍

办事能力是职场中非常管用的“硬通货”。

学会办事，职场开挂。不抱怨、不幻想、不放弃。

躬身入局，下场打拼。掌握规律、保护自己、赢得尊重。

畅销10多万册的职场教科书作者，再推公文写作秘籍

之前从没有这样一本公文写作书，解密笔杆子的真实写作之道。

写作是最好的自我投资，不会写，你在职场走不远。这是一本真正有用的公文写作书。

写作有了公式，材料可以定制。拉着你的手，教你一步一步写出好公文。

胡森林 《公文高手的修炼之道》作者

房立洲 《公文写作百法例讲》作者

张传禄 《机关的机关》作者

王有河 河北省委原副秘书长

钟君 中国社会科学院办公厅副主任

余爱民 湖北省委政策研究室处长

畅销书《机关的机关》作者 张传禄

畅销书《机关行为36忌》作者 张建

“万能八条”创始人 钟君

《南方周末》评论版主编 蔡军剑

知名时事评论员　曹林

联袂诚意推荐

前言

PREFACE

把你的工作做成一门手艺

写完本书的最后一篇，告诉大家一个喜讯，石头考上

了博士，之后的工作之余，石头大概少有机会再去和大家

分享这些关于为人、做事、精进工作的小文章，而是要潜

心学术了。

准备博士考试的三四个月，石头很受益，冲击初试复试，

石头也很受教育。

那天在医院抽血，参加复试体检，碰到一位面试时排在

我后面的一位老哥，笔试分数和石头一样，看年龄大我不少，

衣着普通，微笑寒暄了几句，但并未深聊。

一起下楼，这位老哥显出了不同，司机为他打开车门，

他上了一辆锃亮的黑色奥迪走了。

这引起了石头的兴趣，啥样的人，看上去功成名就，都

已经坐上奥迪了，还要和石头这样的小年轻坐在一个考场里

竞争，排着队被扎针体检呢？

内事不决问百度。于是石头鬼鬼祟祟地在百度搜索了一

下这位考友的名字，蹦出来一位曾任某地级市副市长，现任

秘书工作手记——办公室老江湖的职场心法

II

某全国数得上号的大型企业副总的人的简介。

石头本能地想略过这个词条，怎么可能，应该是重名吧。但一看

照片，还真是他。

石头怀着错愕的心情仔细阅读了这位考友的简历，发现这位考友

生于20世纪60年代，已年届50，不仅当了领导，而且早就有金融学

博士学位傍身，还是好几个学校的兼职教授。现在，他又要来读另一

个博士学位。

这很让石头感慨，自己到50岁的时候，还会不会有这么饱满的

学习热情和强大的学习能力？

硕士毕业的时候，石头曾觉得自己这辈子书读够了，读伤了，绝

不需要再去拿什么更高的学位。但在办公室久了，有机会近距离看

到领导们是如何孜孜不倦地学习、不知疲惫地工作、充满热情地研究

的，自己就总会受到感染。

有的领导干一行专一行，管办公室，办公室工作的经验文章几年

就能结集成书，管业务部门，也是几年厚厚一本集册；有的领导周末

两天都不休息，无论何时周末加班都能碰到他，总是办公室办公、看

书、写作；还有的领导晚上九点之后下班是常态，每到深夜，整栋办

公楼就他一间办公室亮着灯光，时常就搭行军床住在单位。

所以，当面试老师问石头，为什么要来考博士？

石头如实回答：之前并不想考，觉得自己早就失去了搞学术、搞

研究的方位和土壤，况且再高一层的学位，对石头来说也不再有太多

实际的、功利的效用，我们单位从没有拿到博士就能提拔的惯例。

但工作这几年，尤其是在办公室工作的这段时间，见识了这么

多这么拼的领导，石头愈发地发现，成功的前辈无数次为我们证明

演示，要更好地实现自身的价值，有两个因素至关重要：一是始终

保持学习和研究事物的热情；二是至少找准一个领域持之以恒、久

前言

Preface

III

久为功。读博士，或许能为自己在这两个方面的努力提供一些契机

或条件。

所以，考博并不是为了“学位”的这一形式，而是为了“学习”

的这一机会、“研究”的这一习惯。

同样，最初发表在“办公室的秘密”这个小小的微信平台上的文

章，也是石头学习研究的一个尝试。每每回忆思索，每每动笔记录，

写下自己的工作手记，职场“心法”，和大家分享自己对办公室日常

工作的体会和想法、经验和挫折，石头自己也在接受新的教育，不断

有新的体会。

日本寿司匠人小野二郎捏寿司60年最终封神。办公室工作看上

去全是烦琐和重复，但窃以为还是比捏寿司要精深、博大得多，值得

办公室人用一种“匠人”的心态去琢磨，说不定哪天，我们中间就涌

现出几个“办公室之神”。

最后，各位亲爱的读者，希望你们能从石头走过的路、写下的话

里获得一点启发，那石头就心满意足了。如果你想收获更多，指望石

头就不够了，唯一的办法是，你们都来写写自己的工作手记，记下自

己在办公室里的行和思，石头保证，一段时间后，你的收获会超出你

动笔时的想象，大家终将收获自己的职场“心法”。

是为序。

怎样写出好公文

怎样写出好公文这件事，如果放开让人去讲，能讲上三年

都不重样。石头不想搞那么复杂，毕竟，写一篇公文都用不了

这么久对吧？讲清楚写公文最简单、最直接、最有效的办法，

就是把石头自己写公文时的步骤完整、直接地还原出来。

当接到一个写作任务之后，石头是怎么着手，一步步“整”

出一篇材料的呢？这是这篇序想开宗明义说到的问题。

开讲之前，先明确一下本书中公文的定义。如果我们在百

度中输入“公文”二字，得到的结果一般是：根据2012 年《党

政机关公文格式》等规定，公文包括命令、议案、决定、指示、

公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要

等共15 种。

然而，石头在这本书里要讲的公文写作法，并不是讲怎么

写命令、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、

请示、批复、函、会议纪要，这些都是法定公文，也就是《党

政机关公文格式》明确规定的公文品种，因为法定，所以格式、

要求都非常固定，网上找个模板一套就完了，再费口舌实在是

前

言

P R E F A C E

VIII 秘书工作手记2：怎样写出好公文

浪费时间。

石头在这本书中说的公文，主要是指非法定公文，也就是《党政机关公

文格式》中并未规定，但又在党政机关日常工作中大量使用的文字材料，比

如领导讲话、主持词、工作报告、工作汇报、工作总结、述职报告、文件、

调研报告、经验介绍、心得体会、理论文章，等等。此类公文有着与法定公

文迥然不同的特点：用量大，几乎天天都需要；篇幅长，动辄成千上万字；

要求高，领导特别关心关注；变化多，没有格式文本可以参考，等等。总

之，非法定公文比法定公文那种大路货难搞多了，我们平时也亲切地称这类

公文为“材料”“文稿”“稿子”。也就是说，石头在这本书中解析的“怎样

写公文”，本质上是“怎样写材料”“ 怎样写文稿”“ 怎样写稿子”。

石头每次写材料，主要步骤有七步：问，搜，搭，填，顺，亮，磨。

第一步，问。

问就是探寻背景。问领导、查通知，搞明白为什么要写这篇材料，是用

于推动工作，还是用于向上级汇报，还是仪式性表态。然后还要弄清楚这个

材料起草的背景是什么，领导有什么想法，当前的形势任务有哪些，上级的

部署要求是什么，行业有什么趋势和动态，涉及的工作内容有哪几块，等等。

关于怎么问才能搞清楚写材料的意图，请详细阅读本书的第四章。

第二步，搜。

搜就是搜集素材。搜自己的计算机，搜百度、知网，看本单位这几年有

没有类似材料，看外单位有没有相关材料，看网上有没有能启发思路的材料。

建个文件夹，把材料都放进去。好的篇章，整个拷下来，有启发的句子，也

摘录在文档里。完全程式化的材料就模仿改造一下，需要下功夫的个性化材

料，也要搞清楚大概的套路是什么。总之，素材搜得越多，自己写起来就越

能游刃有余，搜集素材的时间，甚至可以长于动笔时间。关于怎么搜方可手

握大量素材，请详细阅读本书的第二章、第三章。

第三步，搭。

搭就是搭框架。大概确定我这个材料分哪几个部分，每个部分大概写什

么观点，最好细化到二级标题。这时候标题还不一定要特别工整美观，美化

的工作我们可以放到后面再去做，但每一部分想表达的意思要基本明确。搭

前 言

怎样写出好公文 IX

标题的好处有两个：一是可以明晰逻辑关系，几个标题之间是平行关系还是

递进关系，一看就清楚了；二是可以少折腾，标题确定之后，我们就可以拿

着去找领导，让领导看看这个路子到底对不对。不然你全部写出来再推倒重

来，代价就大了。关于怎么搭才能形成公文合理框架，请详细阅读本书的第

四章。

第四步，填。

填就是填充内容。按照要素填充法，把之前收集素材中可用的材料填上

去，把每个段落的内容填上去。填充不是大段大段地复制粘贴各种素材，对

于可以模仿的素材，一定要调整一下说法，然后加上本部门本单位本地区的

实际内容。在这个过程中不要停，不要憋，有缺失的地方，需要补充素材

了，就回到“搜”的步骤中，继续补充，以最快的速度先组出一篇初（粗）

稿。这时候你有个靶子了，就知道怎么改了。千万不要想着毕其功于一役、

文不加点一气呵成，好材料都是改出来的。关于怎么填方可让材料内容丰满

翔实，请详细阅读本书的第五章。

第五步，顺。

顺其实就是初改。从头到尾梳理一遍，消灭文章里的硬伤。前面组出来

的初（粗）稿，混杂了各种来源的素材，必然有很多问题：逻辑不顺的问题，

重复的问题，语句错误的问题，篇幅失衡的问题，啰哩啰唆的问题，数据不

一致的问题，语言风格差异的问题，等等。这些都要在我们顺稿子的过程中

予以调整。顺完之后，一篇基本合格的稿子，就可以拿出手了。关于怎么顺，

怎么给材料去枝去蔓，请重点参考本书第七章。

第六步，亮。

亮就是给基本稿加料、增亮，有意识制造亮点。不少人写材料有一个误

区，觉得稿子里特别亮眼的话，都是灵光乍现写出来的。以石头的经验来看，

材料中特别精彩的地方，确实不乏灵光一现的神来之笔，但这个灵感是可遇

不可求的。就像说相声的人，包袱并不是他们现场想出来的，而是排练了无

数次，试验了无数次，验证了无数次，事先安排好的。基本稿拿出来之后，

要花很多的时间，放在加料和增亮上。之前，标题只是平铺直叙的观点，这

时就要用一套比较酷炫的标题来进行改造；语句比较平，我们就专门找典语、

X 秘书工作手记2：怎样写出好公文

找金句，加进去；内容有点空，我们就加数据、加故事，不断丰富细节。大

家一定要明白，领导看稿子的时候，其实根本没有精力，去字斟句酌，影响

他们判断的往往就是标题、开头、结尾和一两句亮眼的话，这也是我们着力

的重点和主攻方向。石头每次在加料上面会花很多的时间和心血，一句让人

心头一颤的话，能拯救无数篇平庸的稿子。关于怎么提亮，怎么给材料化妆

穿戴首饰，请重点参考本书第六章。

第七步，磨。

磨就是继续深入修改。好文章是改出来，改的次数越多，文章质量就越

高。尤其是对特别重要的稿子，你心里虽然觉得差不多了，但还是先收一收，

稳一稳，别急着交，隔一阵就拿出来从前到后通读一遍。石头的经验是，放

一放再改，会有完全不同的感受。有的稿子即使改了十几遍，也从来没有一

次改无可改，每一次修改仍会有增有减，甚至到交稿前的几分钟，还能给一

两个字换个说法，删掉一些冗长的表述，有句话叫“文章不厌百回改”，确

是真理，稿子越改越好。关于怎么磨，让出自你手的公文无懈可击，请重点

参考本书第七章。

前

言

PREFACE

成为一个成熟的人，去面对复杂的世界

疫情期间，石头一直在追国家地理的一部自然纪录片，名

字叫《水深火热的星球》。纪录片的主题相当聚焦，就是记录

野生动物是如何在自然环境中艰难求生的。比如，为了觅食，

白颊黑雁夫妇带着三只雏鸟从悬崖上跳下，只有一只雏鸟存

活；雪豹在捕食过程中，咬住羚羊从30层楼的高度滚下，竟

然从未松口。

在自然界，生存还是死亡永远是个严肃的问题，每一天都

胆战心惊，每一天都要竭尽全力。镜头里的动物们无时无刻不

在努力，只要停下脚步，就可能成为别人的盘中餐。

相较之下，人类就幸运太多了。我们虽然也要为了生活奔

波，有时还要违背自己的心意挤出笑脸，好像受了莫大的委

屈，但毕竟早已不需要时刻面对生存还是死亡的考题，如果没

有什么更高的追求，刷着抖音、吃着外卖，无所事事地过一辈

子，似乎并不是一件难事。

这种安逸之下，我们大概会忘记人类走出丛林其实并没有

多久。“丛林法则”真的从人类社会完全消失了吗？我们真的

目录

CONTENTS

第一章 长袖善舞的艺术——如何被领导和同事

认可

一、领导正焦急地等待着你的汇报 \ 002

二、正确理解领导指示的关键几招 \ 011

三、 领导老挂在嘴边的“眼力见”到底是什

么 \ 020

四、办公室挨骂怎么办 \ 024

五、 领导突然叫你起来即兴发言，如何才能讲

得头头是道 \ 032

六、 如何拥有温暖人心的力量 \ 038

七、说到别人心花怒放的艺术 \ 047

八、秘书与领导的日常 \ 056

第二章 习惯为王——如何培养办公室工作素养

一、优秀办公室人需具备的三个习惯 \ 066

秘书工作手记——办公室老江湖的职场心法

VI

二、工作拼到最后，其实就是拼身体 \ 069

三、 办公室着装没有Casual Friday（星期五便装

日） \ 076

四、珍惜在办公室的每一分钟 \ 081

五、初入办公室，可以看看哪些书 \ 088

六、职场好习惯，从记日记开始养成 \ 099

七、做秘书工作，这样才能万无一失 \ 105

八、工作不懂外包，你就只能自己干到死 \ 114

九、碎片化学习并不可耻 \ 123

第三章 沟通沟通再沟通——如何打电话发信息

一、机德反映人品 \ 132

二、微信社交启示录 \ 144

三、 打电话的最高境界：让别人听到你的笑意与和

气 \ 153

第四章 笔杆子万岁！——如何写好公文

一、 帮领导写好公文，我们自己能得到什么 \ 160

二、 如何用5分钟大幅提升一篇公文的质量和水

准 \ 164

三、写好公文的第一要务是做亮标题 \ 169

四、写实讲话稿正文的几种办法 \ 177

五、 我们不生产文字，我们只是文字的搬运工 \ 182

六、不再因错别字挨骂，还得靠这几条 \ 197

目录

Contents

VII

第五章 礼多人不怪——如何安排好宴请

一、排排坐吃果果：坐好位置再吃饭 \ 202

二、敬酒时说话的七个法宝 \ 206

三、成为点菜高手，看这一篇就够了 \ 213

四、宴请如何选餐厅？不光看“好吃” \ 222

第六章 胜利的大会——如何组织好会议

一、通知会议：一个都不能少 \ 228

二、 如何才能提高效率，避免在会海里淹死 \ 235

三、 开一个团结胜利的大会，千万别忽视这几个细

节 \ 240

四、开会只信烂笔头，不靠好记性 \ 247

第七章 欲善其事先利其器——如何高效办公

一、你根本不懂文件命名 \ 254

二、你的办公桌为什么永远收拾不干净 \ 258

三、一个懒人的计算机文件夹整理懒办法 \ 267

四、跟上云时代的步伐吧 \ 275

五、细节决定命运：办公室邮件六原则 \ 282

结 语 我为什么要写一本不装的职场指南

第一章 不能不会写，也不能只会写：关于心理 \ 001

一、写作是一种武器 \ 002

二、不能不会写，也不能只会写 \ 004

三、 如何让一把手充分了解我高超的文稿写作

水平？ \ 010

四、帮领导写好公文，我们自己能得到什么？ \ 014

五、兄弟，你写的是文稿，不是文章 \ 019

六、对材料的执念，或许正在毁掉你 \ 020

七、写材料，套路是可耻的吗？ \ 026

八、我们不生产文字，我们只是文字的搬运工 \ 031

第二章 先上网搜一搜：关于互联网 \ 041

一、 我为写材料时“先偷偷上网搜一搜”找到了坚实的

理论依据 \ 042

二、请笔杆子收藏这些网站 \ 044

三、写材料，你其实只用了百度功能的十分之一 \ 054

第三章 模仿无罪：关于基础 \ 063

一、模仿无罪 \ 064

目

录

C O N T E N T S

XII 秘书工作手记2：怎样写出好公文

二、模仿的路径 \ 067

三、手把手教你找到模仿对象 \ 076

四、不要走上抄袭的邪路 \ 082

五、如饥似渴地霸占素材 \ 083

第四章 领导所想，即我所写：关于思路 \ 091

一、意图才是硬杠杠 \ 092

二、领导所想，即我所写 \ 100

三、这像是我的话！这本来就是您的话！ \ 104

四、代拟文稿也能体现领导个性 \ 110

五、写出高度是最容易的事 \ 115

六、想明白，更要说清楚 \ 127

七、理顺公文逻辑的手法 \ 139

第五章 到底写点啥：关于内容 \ 147

一、不知道写什么话？要素组合法了解下！ \ 148

二、要素组合公式放送 \ 158

三、词和句是必须闯过的关卡 \ 162

四、领导老说你语言太平，问题就出在修辞上 \ 174

五、领导有时只看开头结尾 \ 184

六、结尾再起飞 \ 191

七、写实讲话稿正文的几种办法 \ 196

第六章 刻意打造亮点：关于出彩 \ 201

一、刻意打造公文写作中的亮点 \ 202

二、写好公文的第一要务是做亮标题 \ 212

三、单字重复，当今标题届第一网红 \ 229

四、拟写标题三步就成型 \ 235

目 录 XIII

五、用典约等于有才 \ 238

六、营造浓厚的细节感 \ 251

七、如何用数据才能不山炮？ \ 259

第七章 给文章整容：关于修改 \ 267

一、给文章整容 \ 268

二、用5分钟大幅提升公文质量和水准 \ 280

三、写材料，可以在格式上花的一些小心思 \ 285

四、一个错别字毁所有！ \ 289

结语 假如学写公文有捷径，那么一定有且只有这一条 \ 295

参考文献 \ 300

附录一 党政机关公文格式 \ 301

附录二 党政机关公文处理工作条例 \ 325

目录

上篇

技巧篇 办事的艺术

第一章领导：与领导相处的热度，决定了你的职场

高度 \ 003

一、领导为什么重要？ \ 004

二、关于领导的几个常见认识误区 \ 009

三、见了领导特别紧张怎么办？ \ 014

四、在领导面前挣表现的小窍门 \ 020

五、回答领导问话，怎么才能得满分？ \ 027

六、对领导部署的极致回复是啥样的？ \ 034

七、给领导送文件，学问太大了！ \ 036

八、给领导发祝福短信有哪些讲究？ \ 040

九、怎么跟领导走得近？ \ 045

十、领导说这些话，你要警惕了！ \ 048

十一、领导眼中的靠谱是怎么做到的？ \ 051

十二、大领导与小领导可不一样 \ 056

十三、推活儿又不得罪领导的好办法 \ 059

CONTENTS

秘书工作手记3：学会办事

第二章 礼仪：礼仪是人心中最柔软的地方 \ 063

一、单位食堂也是局啊！ \ 064

二、饭局怎么组织，才能请到想请的人？ \ 067

三、酒量小的人，饭局上怎么如鱼得水？ \ 070

四、发个微信，也能体现高水平！ \ 072

五、微信就是你的第一人格 \ 077

六、怎么顺利加上领导微信？ \ 080

七、我为什么劝你要秒回微信？ \ 081

八、退工作群？很有讲究的！ \ 083

九、一致好评的秘诀原来是起身相送 \ 087

十、一个人行不行，出一次差就全看出来了 \ 089

十一、送礼其实没那么重要 \ 093

十二、单位人常见场景礼仪清单 \ 096

第三章 说话：别被不会说话耽误了 \ 099

一、汇报的重要，怎么强调都不为过 \ 100

二、内向者的汇报也可以很牛！ \ 103

三、经常给领导汇报思想是怎么做到的？ \ 107

四、天天汇报却愈发不受待见，问题出在这里 \ 110

五、汇报的细节，不懂你就亏大了 \ 113

六、当众发言，别搞错了重点 \ 116

七、用一两个这样的词，能显得很会说话 \ 122

八、竞争上岗，怎么讲脱颖而出？ \ 126

九、寒暄找话题大法 \ 132

十、说话有逻辑，是怎么做到的？ \ 135

十一、嘴严是一种美德 \ 138

目 录

第四章 细节：让你脱颖而出的那些小事 \ 143

一、在单位特别拉好感的几个小妙招 \ 144

二、有效赞美的5 条法则 \ 148

三、怎么装成很有城府的样子？ \ 152

四、到上级单位借调注意事项清单 \ 155

五、当小领导带好团队的要点清单 \ 156

六、当烂好人有什么问题？ \ 159

七、节后第一天，别只知道傻傻上班 \ 161

八、微信里工作信息如何减少遗忘？ \ 163

九、把备注通讯录提升到战略高度！ \ 166

第五章 态度：工作可以商量，态度必须端正 \ 169

一、舞台再小，也要学会给自己加戏 \ 170

二、越主动越加分 \ 173

三、求人帮忙，你的姿势对吗？ \ 179

四、可以不会，但要耐烦 \ 184

五、开会打瞌睡的人没有未来 \ 186

六、钝感力强的人走得更远 \ 189

七、如何避免成为一个乏味的职场老油条？ \ 196

下篇

实践篇 秘书小蔡成长记

写在开头的话\202

第六章 初来乍到 \ 203

一、为啥不早点儿到呢？ \ 204

二、保证完成的任务，怎么就忘了？ \ 205

秘书工作手记3：学会办事

三、随口一说要不得 \ 207

四、会场一分钟，弦绷60 秒 \ 208

五、接电话的学问真不少 \ 211

六、“一个都不能少”？没必要！ \ 213

第七章 得窥门径 \ 217

一、一篇稿子教我学会把握“度”\ 218

二、服务领导，不是当保姆 \ 220

三、处处留心皆创造 \ 222

四、工作靠不靠谱，就看这三点！ \ 224

五、有话真得好好说 \ 227

六、调研不是摆样子 \ 230

第八章 渐入佳境 \ 233

一、“钻”，比动笔更重要！ \ 234

二、“兵荒马乱”的一天 \ 236

三、“推活儿”的“讲究”\ 238

四、得把精力放在解决问题上 \ 240

五、调研历险记：就想听听老百姓的心里话 \ 242

六、小蔡的新“担子”\ 245

写在结尾的话 \ 249